Ohjeet viranomaisille

Mitä vaatimuksia SDG-asetus asettaa viranomaisille?

EU:n sisämarkkinat mahdollistavat ihmisten, tavaroiden, palvelujen ja pääoman vapaan liikkumisen. Vuoden 2018 lopussa tuli voimaan asetus Digitaalisesta palveluväylästä (Single Digital Gateway, SDG). Sen tavoitteena on tarjota kansalaisille ja yrityksille tarvitsemaansa tietoa rajat ylittävissä tilanteissa sekä ohjata heidät tarvitsemiinsa palveluihin, jotta vapaa liikkuminen EU:n sisämarkkinoilla onnistuisi vaivattomasti. Asetus velvoittaakin jäsenmaita tuottamaan tietoa verkkoon, järjestämään neuvontapalveluja ja digitalisoimaan palvelujaan rajat ylittävästi.

Mahdollista asiointi rajat ylittävästi

SDG-asetus velvoittaa, että sen liitteen II menettelyiden palvelut on mahdollista hoitaa toisesta EU-jäsenmaasta käsin sähköisesti. Lisäksi kaikki asetuksen liitteen I palveluiden sähköiset asioinnit on toteutettava rajat ylittävästi. Sähköiseksi asioinniksi ei hyväksytä sähköpostia, mutta e-lomake, jonka backendinä toimii sähköposti, hyväksytään sellaiseksi.

Mahdollista rajat ylittävä tunnistautuminen

Ulkomaalaisen tunnistauminen löytyy Suomi.fi-tunnistautumisen tunnistustavan valinnan alaosasta.

Jos asiointi vaatii tunnistautumista, asiointipalvelussa tulee pystyä tunnistautumaan rajat ylittävästi eIDAS-tunnistuksen avulla

Rajat ylittävälle asiakkaalle voi tarjota myös vaihtoehtoisen tavan sähköiseen asiointiin, kuten oman e-lomakkeen, jossa ei vaadita tunnistautumista.

eIDAS-tunnistautuminen on kuitenkin pakollista, jos asiointipalvelu liitetään OOTS-järjestelmään.

Saat tarkemmat ohjeet eIDAS-tunnistuksesta Digi ja väestötietoviraston Suomi.fi-palveluhallinnasta.  

Mahdollista ulkomainen kunta- ja maatieto, postinumero ja puhelinnumero

Viranomaisen on huolehdittava, että käyttäjä voi antaa ulkomaisen

  • kunta- ja maatiedon
  • postinumeron
  • puhelinnumeron.

Tällä hetkellä useissa asiointipalveluissa helpotetaan kuntatiedon lisäämistä täydentävällä valintalistalla, jossa kirjaimia syöttämällä käyttäjälle tarjotaan listaa kunnista. Lisäksi useissa asiointipalveluissa helpotetaan käyttäjää osoitetietojen täyttämisessä lisäämällä kuntatiedot käyttäjän antaman postinumeron perusteella.

Esimerkki kuntavalinnasta
Esimerkki kuntatietokentästä, johon kelpaa vain Suomalainen kunta.
Näin mahdollistat ulkomaisen postinumeron ja paikkakunnan sekä maan lisäämisen manuaalisesti.

Mahdollista rajat ylittävä maksaminen

Jos SDG-asetuksen piirin kuuluva palvelu (esimerkiksi yrityslupa) on maksullinen, maksu on oltava mahdollista suorittaa myös rajat ylittävästi.

Käytännössä mahdollisuuksia on kaksi:

  1. Jos palvelusta vaaditaan maksua jälkikäteen (esim. valtiokonttorin kautta), tulee laskutus mahdollistaa toiseen jäsenmaahan.
  2. Jos maksu tulee tehdä etukäteen, tulee käyttäjälle mahdollistaa rajat ylittävä verkkomaksaminen.
Viranomaisille maksupalveluita tarjoaa Valtiokonttori Suomi.fi-maksut -palvelun muodossa.

Mahdollista ulkomaisten yritysten asiointi ilman y-tunnusta

Useissa sähköissä yrityspalveluissa edellytetään asioimiseen Suomalaista y-tunnusta.

Jotta rajat ylittävä asiointi olisi mahdollista, tulee asiointipalvelussa mahdollistaa VIES-tunnuksen käyttö.

Tunnus muodostuu kansallisesti yritystunnuksesta ja maaetuliitteestä. Syksyllä 2023 palvelusta löytyy vain yhteisöt, mutta henkilöyhtiöt liittyvät järjestelmään vuoden 2024 aikana.

Tarkemmin VIES-tunnuksesta

Mahdollista rajat ylittävien yrityksien asioiminen ilman sähköistä valtuutusta

Usein sähköisissä yrityspalveluissa vaaditaan vahvistusta henkilön oikeudesta toimia yrityksen puolesta.

Jokaisen sähköisen yrityspalvelun kohdalla olisi tärkeää arvioida, onko valtuuden pyytäminen rajat ylittävältä käyttäjältä ylipäänsä pakollista.

Voitaisiinko valtuus esimerkiksi

  • tarkistaa liitteenä tai OOTS-järjestelmässä toimitettavasta kaupparekisteriotteesta
  • korvata henkilön omalla vakuutuksella siitä, että hänellä on oikeus toimia yrityksen puolesta.
Esimerkki, kuinka yrityksen puolesta asiointi voidaan mahdollistaa ilman valtuutusta.

Jos asiointipalvelu liitetään OOTS:iin, mahdollista todistusmateriaalien toimittaminen myös omatoimisesti

Vaikka SDG-asetus edellyttää liitteen II menettelyjen asiointipalveluja liittymään OOTS-järjestelmään, asetus ei edellytä käyttäjää käyttämään järjestelmää. Käyttäjälle onkin annettava mahdollisuus toimittaa todistusmateriaalit sähköisessä asiointipalvelussa itse liitetiedostoina

Käyttäjä voi toimittaa todistusmateriaalinsa esimerkiksi "vedä ja pudota" -toiminnallisuuden avulla. Kyseiset ratkaisut tulevat myös mahdollisesti toimimaan kehitettävien lompakkoratkaisujen kanssa.

Esimerkki vedä ja pudota -toiminnallisuudesta