Nordic Baltic OOTS 2.0 -projekti
OOTS 2.0 on Pohjoismaiden ja Baltian maiden yhteistyöprojekti, jota rahoittaa Pohjoismaiden digitalisaatioministerineuvoston MR Digitalin Cross Border Digital Services -ohjelma CBDS. Projektia johtaa Suomen tiimi ja projektiryhmä koostuu Pohjoismaiden ja Baltian maiden kansallisista SDG-koordinaatiotiimeistä.
Single Digital Gateway -asetus ja OOTS
SDG-asetus tuli voimaan vuonna 2018, ja yksi sen keskeisistä vaatimuksista jäsenvaltioille ja Euroopan komissiolle on Yhden kerran teknisen järjestelmän (Once only technical system, OOTS) perustaminen.
OOTS:n avulla kansalaiset ja yritykset voivat toimittaa rajat ylittävissä menettelyissä todistusmateriaaleja yhden jäsenvaltion viranomaisilta toisen jäsenvaltion viranomaisille. Todistusmateriaalia lähetetään käyttäjän pyynnön perusteella OOTS:n kautta maan A viranomaiselta maan B viranomaiselle.
Todistusaineistolla tarkoitetaan viranomaisten tietoja, joita voidaan vaatia liitteeksi tai osana menettelyä. Todistusaineisto voi sisältää esimerkiksi kaupparekisteriotteen tai todistuksen opiskelupaikasta.
Projektin tausta
Baltian maat ja Pohjoismaat ovat yksi maailman digitaalisesti kehittyneimmistä alueista, jossa monet kansalaisten ja yritysten palvelut ovat saatavilla jo kansallisesti digitaalisesti.
OOTS 2.0 -projekti sai alkunsa aiemman projektin pohjalta tehdyistä havainnoista ja ajatuksista.
Lue lisää aikaisemmasta SDG OOP PoC Pilots -projektista.
OOTS 2.0 -Projekti keskittyy tutkimaan OOTS-järjestelmän tulevia mahdollisuuksia ja kehittämään nykyistä OOTS-arkkitehtuuria, jotta asiointiprosessien taustalla tapahtuva saumaton rakenteisen tiedon siirto Pohjoismaiden ja Baltian maiden välillä olisi mahdollista. Projektin tavoitteena on testata proof of conceptien (PoC) avulla menettelyjen taustalla tapahtuvan tiedonsiirron käytännön toteutusta OOTS-arkkitehtuurin avulla. Samalla pyritään selvittämään, miten käyttäjä voisi jatkossa seurata tietojensa käyttöä.
OOTS 2.0 projekti pyrkii etsimään ratkaisuja seuraaviin OOTS-haasteisiin
- Nykyisen OOTS-arkkitehtuurin monimutkaisuus
- OOTS-käyttäjäpolku on monimutkainen ja sisältää useita eri vaiheita sekä kirjautumisia
- Todistusmateriaalien esikatselu tapahtuu nykytoteutuksessa erillisessä esikatselupalvelussa, vaikka se voitaisiin hoitaa jo asiointipalvelussa
- Nykyinen tapa välittää todistusmateriaaleja menettelyn lopussa poikkeaa tavasta, jolla useimmat Pohjoismaat ja Baltian maiden viranomaiset jo välittävät kansallisesti käyttäjän tietoja menettelyn taustalla
- Joissakin viranomaisasioinneissa OOTS voi tuoda erilaisia käsittelytapoja rajat ylittävien ja kansallisen käyttäjien välille
- Nykyinen tapa käyttää todistusmateriaalia asioinnin lopussa ei välttämättä kannusta rakenteisen datan käyttöön
- Rakenteisen datan käyttömahdollisuudet muihin tarkoituksiin kuin kelpoisuuden tarkistamiseen ovat rajalliset tai olemattomat.
OOTS 2.0 -projektin tavoitteet
Projektin keskeisiä tavoitteita on tutkia, miten OOTS-arkkitehtuurin avulla voitaisiin tehokkaasti siirtää rakenteista dataa Pohjoismaiden ja Baltian maiden viranomaismenettelyjen taustalla sekä löytää uusia mahdollisuuksia hyödyntää OOTS-järjestelmää.
Ajatuksena on:
- Tunnistaa teknisiä, tietosuojaan liittyviä ja oikeudellisia haasteita, jotka estäisivät rakenteellisen tiedon vaihdon taustalla
- Testata käytännössä PoC:ien avulla, miten Baltian maat ja Pohjoismaat voisivat vaihtaa tietoja taustalla OOTS-arkkitehtuuria käyttäen samalla käyttäjien seuratessa tietojen vaihtoa
- Viestiä tuloksista Pohjoismaiden, Baltian maiden ja Euroopan tasolla
- Kannustaa EU:n jäsenvaltioita vaihtamaan rakenteellisessa muodossa olevaa tietoa OOTS:n välityksellä projektissa esiin nousseiden hyötyjen avulla.
OOTS 2.0 projektin suunnitellut tulokset
- Selvitys SDG-asetukseen ja/tai OOTS:n täytäntöönpanoasetukseen mahdollisesti tarvittavista muutoksista
- Tietosuojalakia koskeva raportti, joka kuvaa projektissa esiin nousseet ongelmat ja ehdotukset niiden ratkaisemiseksi
- Prosessikuvaus siitä, miten todistusmateriaali voitaisiin tuoda rakenteisena datana asiointipalveluihin käyttäjän esikatseltavaksi ja käyttää sitä esimerkiksi asiointilomakkeiden esitäyttämiseen
- Korkean tason arkkitehtuurikuvaus, jossa kuvataan OOTS-arkkitehtuurin käyttö rajat ylittävän tiedonvaihdon taustajärjestelmänä
- Korkean tason arkkitehtuurikuvauksen PoC:n testaus
Projektin aikataulu vuosina 2024–2026
OOTS 2.0 -projekti alkoi keväällä 2024.
Ensimmäinen vaihe kestää vuoden 2025 puoleenväliin ja keskittyy oikeudellisiin ja teknisiin selvityksiin. Tämän jälkeen kansallisista SDG- ja OOTS-koordinaattoreista ja asiantuntijoista koostuva projektiryhmä valitsee ne PoC-toteutukset, jotka toteutetaan projektin puitteissa.
Toisessa vaiheessa toteutetaan PoC:it, ja niistä kerätyt havainnot sisällytetään projektiraporttiin.
Projekti päättyy vuoden 2026 lopussa.
Lisätietoja
Projektipäällikkö Kirsi Mikkonen
ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus)