Ohjeet viranomaisille

Mitä vaatimuksia SDG-asetus asettaa viranomaisille?

EU:n sisämarkkinat mahdollistavat ihmisten, tavaroiden, palvelujen ja pääoman vapaan liikkumisen. Vuoden 2018 lopussa tuli voimaan asetus Digitaalisesta palveluväylästä (Single Digital Gateway, SDG). Sen tavoitteena on tarjota kansalaisille ja yrityksille tarvitsemaansa tietoa rajat ylittävissä tilanteissa sekä ohjata heidät tarvitsemiinsa palveluihin, jotta vapaa liikkuminen EU:n sisämarkkinoilla onnistuisi vaivattomasti. Asetus velvoittaakin jäsenmaita tuottamaan tietoa verkkoon, järjestämään neuvontapalveluja ja digitalisoimaan palvelujaan rajat ylittävästi.

Liitä asiointi OOTS-järjestelmään

SDG-asetuksen liitteen II menettelyiden palveluiden sähköiset asioinnit tulee liittää osaksi OOTS-järjestelmää, jos menettelyssä vaaditaan todistusmateriaalia, joka on haettavissa viranomaisen tietokannasta. Kun asiointipalvelussa voi asioida rajat ylittävästi, päätä missä muodossa ja millä tavalla haluat todistusmateriaalin asiointipalveluun. Tee tämän jälkeen käyttöönottosopimus, anna prosessitiedot OOTS-järjestelmään ja lisää järjestelmän generoima linkki asiointipalveluun. Huomioi, koska OOTS-järjestelmä ei ole vielä valmis, on ohje varsin yleisellä tasolla.

Voit vastaanottaa todistusmateriaaleja kolmessa muodossa

Ennen liittymistä OOTS-järjestelmään, päätä ja mahdollista, missä muodossa haluat vastaanottaa todistusmateriaaleja asiointipalvelussa.

OOTS-järjestelmässä voidaan vaihtaa todistusmateriaaleja kolmessa eri muodossa:

  1. Ihmisluotettavissa muodoissa, kuten PDF-tiedostoina ja JPEG-kuvina
  2. Luovuttavan maan rakenteisena tietona, joka sisältää myös PDF tiedoston
  3. SDG-tietomallin mukaisena rakenteisena tietona.

Millä tavalla todistusmateriaalin voi vastaanottaa?

Ennen kuin liität asiointipalvelun OOTS-järjestelmään, päätä ja mahdollista, millä tavalla haluat vastaanottaa todistusmateriaalin.

Tapoja vastaanottaa todistemateriaali on kaksi
1. Suomi.fi-palveluväylän kautta OOTS-järjestelmän rajapinnasta 2. PDF-tiedostojen toimitus turvapostiin
  • Huomioi, että todistusmateriaalit voi vastaanottaa myös rajapinnasta PDF-muodossa. Muutos tehdään OOTS-järjestelmässä.
  • OOTS-järjestelmä tarjoaa Azure-jonopalvelun, josta todistemateriaalia on mahdollista kysellä. Jonopalvelu tarjoaa tiedon, onko todistemateriaalia rajapinnassa.
  • Rajapintaan tulee toteuttaa autentikaatio.
  • Todistemateriaalit säilytetään rajapinnassa X päivää, jonka jälkeen ne tuhotaan. 
  • Todistemateriaalit tuhotaan haun yhteydessä OOTS-järjestelmästä.
  • Jonopalveluun vaadittavasta sovelluksesta on tulossa esimerkkisovellus.
  • OOTS-järjestelmä muuntaa rakenteisessa muodossa toisesta jäsenmaasta toimitetut todistemateriaalit PDF-muotoon ja lähettää ne viranomaisen turvapostiin.
  • Turvapostissa lähetetään myös todistusmateriaalin pyytäjän tiedot.
  • Todisteet tuhotaan OOTS-järjestelmästä heti turvapostiin lähettämisen jälkeen.

 

 

 

 

 

 

 

Todistusmateriaalien tiedot haetaan rajapinnasta Suomi.fi-palveluväylän välityksellä. Jos organisaatiollasi ei ole Suomi.fi-palveluväylää käytössä, saat tarkempia tietoa palveluväylän käyttöönotosta Suomi.fi-palveluhallinnasta.

Käyttöönottosopimus sähköisen asioinnin liittämisestä OOTS-järjestelmään

Tee käyttöönottosopimus KEHA-keskuksen sähköisellä liittymislomakkeella (julkaistaan pian).

Anna lomakkeelle

  • Suomi.fi-palveluväylään liittyvät tiedot, kuten palveluväylän organisaatiokohtainen yhdysosoite ja alijärjestelmän nimi
  • organisaation allekirjoittajan sähköpostiosoite
  • sähköpostiosoite, johon allekirjoitetut sopimukset toimitetaan.

Lomake allekirjoitetaan sähköisesti. Allekirjoittajan sähköpostiosoitteeseen lähetetään ohjeet allekirjoittamiseen.

Anna prosessin tiedot OOTS-järjestelmään

Kun olet tehnyt käyttöönottosopimuksen, toimitetaan sopimuslomakkeella kirjatulle OOTS-järjestelmän pääkäyttäjälle tunnukset järjestelmän hallinnointipalveluun. Palvelussa pääkäyttäjä voi luoda tunnuksia muille käyttäjille ja lisätä prosessin tietoja OOTS-järjestelmään.

Prosessin tietojen avulla OOTS-järjestelmä generoi kaikki organisaatioon ja prosessiin liittyvät tiedot, joita vaaditaan todistusmateriaalin vaihdossa. Vuorostaan käyttäjään liittyvät tiedot, joita tarvitaan todistusmateriaalin vaihdossa, generoidaan käyttäjän tunnistustiedoista.

OOTS-linkin lisääminen

Lisää asiointipalveluusi saamasi OOTS-järjestelmän generoima prosessikohtainen linkki. Kun käyttäjän käyttää tätä linkkiä, OOTS-järjestelmä tunnistaa saapuvasta linkistä todistusmateriaalia pyytävän organisaation ja prosessin. Käyttäjän tunnistustiedoista vuorostaan generoidaan käyttäjään liittyviä tietoja. Lisäksi käyttäjältä pyydetään tarvittavia lisätietoja, kuten mistä maasta hän haluaa todistusmateriaalin noutaa. Näiden tietojen pohjalta todistusmateriaalipyyntö toisesta maasta pystytään tekemään.