Registrets skyldigheter

Det tekniska systemet för engångsprincipen, det vill säga Once Only Technical System (OOTS), är en systemhelhet som används för förmedling av registeruppgifter mellan EU-länderna. 

När en finländsk person eller ett finländskt företag vill börja uträtta ärenden i en annan EU-medlemsstat i ett förfarande som omfattas av SDG-förordningen, ska myndigheten den andra medlemsstaten erbjuda finländarna möjlighet att begära med OOTS de finländska registeruppgifter (bevis) som krävs för att uträtta ärenden. De finländska myndigheternas register är i sin tur skyldiga att lämna ut dessa uppgifter via OOTS. Myndigheter i andra medlemsländer kan be finländska myndigheter om uppgifter som de behöver i förfaranden som omfattas av SDG-förordningen med stöd av en nationell lag eller en EU-lag. Närmare bestämmelser om informationsutbyte med hjälp av OOTS finns i SDG-förordningen och i den tekniska genomförandeförordningen för OOTS.

UF-centret har genomfört en nationell centraliserad tjänst för utbyte av OOTS-uppgifter, med vilken finländska myndigheter kan lämna ut uppgifter ur sina register till myndigheter i andra medlemsländer via OOTS till så låga kostnader som möjligt. Bestämmelser om UF-centrets roll i förmedlingen av OOTS-uppgifter anges ilagen om UF-centret.

Tjänst för utbyte av uppgifter


UF-centret valts till genomförare av den centraliserade tjänsten för utbyte av uppgifter i Finlands OOTS-system genom arbets- och näringsministeriets beslut och med stöd av andra ministerier.

Tjänsten 

  1. förmedlar en begäran om information från en myndighet i ett annat EU-land till registret (punkterna 1, 2, 3, 4 & 5 i bilden)
  2. Söker de uppgifter som en myndighet i ett annat land behöver från myndighetens registergränssnitt (punkt 6 i bilden)
  3. förmedlar dem till en myndighet i ett annat medlemsland antingen i maskinläsbar strukturerad form eller som en PDF-fil. (Bildens punkt 9, 10 & 11)

Innan uppgifterna slutgiltigt förmedlas till ett annat medlemsland ska användaren kontrollera och godkänna att uppgifterna lämnas ut i tjänsten Granskning av Uppgifter Finland som genomförs av UF-centret. (Bildens punkter 7 & 8)

Syftet med tjänsten för utbyte av uppgifter är att underlätta myndigheternas börda vid lämnandet av uppgifter samt minska de kostnader som SDG-förordningen medför för hela den offentliga förvaltningen. Myndigheterna är inte skyldiga att använda tjänsten, men de är skyldiga att lämna ut de uppgifter som krävs i förfarandena i SDG-förordningen till myndigheter i andra medlemsländer via OOTS på ett eller annat sätt – antingen via UF-centrets tjänst eller med en egen teknisk lösning.

Enligt lagen om UF-centret (743/2024) är en av dess uppgifter att vara personuppgiftsansvarig för det nationella tekniska systemet för informationsutbyte i OOTS-systemet som avses i SDG-förordningen. UF-centret tar emot och lämnar vidare information som rör sig i OOTS-systemet till de behöriga myndigheter som avses i SDG-förordningen endast för de ändamål som anges i SDG-förordningen och med beaktande av begränsningarna som föreskrivs i den. UF-centrets roll i utlämnandet av uppgifter beskrivs närmare i regeringens proposition till riksdagen RP 93/2024 rd.

När en myndighet använder UF-centrets tjänst för utbyte av uppgifter, lämnar myndigheten först ut uppgifterna till UF-centret, som vidarebefordrar uppgifterna till myndigheten i ett annat medlemsland på samma myndighets begäran till UF-centret. UF-centret är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som lämnas ut endast vid den tidpunkt då UF-centrets tjänst för utbyte av uppgifter söker uppgifterna ur registret samt användaren förhandsgranskar uppgifterna och antingen godkänner eller avslår användningen av dem i tjänsten Granskning av Uppgifter Finland. När uppgifterna har förmedlats till den myndighet som begärt dem (eller användaren har beslutat att uppgifterna inte används), raderar UF-centret uppgifterna från sitt eget system.

UF-centret ändrar i regel inte innehållet i uppgifter som lämnats ut ur registret. Ansvaret för innehållet i de uppgifter som lämnas ut och uppgifternas riktighet ligger hos den myndighet som för registret.

UF-centret kan dock konvertera de utlämnade uppgifterna till ett människoläsbart PDF-format samt filtrera uppgifterna så att de motsvarar andra EU-länders myndigheters begäran om uppgifter så att endast de uppgifter som myndigheterna begär förmedlas till myndigheterna. 

SDG-förordningen gör det möjligt att lämna uppgifter enligt de gemensamma datamodeller som EU-medlemsländerna kommit överens om vid SDG-förordningens samordningsmöten. Om man vill konvertera de uppgifter som registret lämnar ut så att de överensstämmer med den gemensamma datamodellen, avtalar UF-centret närmare med registermyndigheten om detaljerna i konverteringen.

Enligt SDG-förordningen är myndigheterna skyldiga att lämna ut de uppgifter ur sina register som krävs för förfarandena i bilaga II till förordningen och dess utvidgningar till myndigheter i andra EU-medlemsländer via OOTS-systemet. 

UF-centret erbjuder myndigheterna en avgiftsfri tjänst för utbyte av uppgifter så att myndigheterna kan uppfylla sina skyldigheter enligt SDG-förordningen. Med hjälp av tjänsten kan myndigheterna lämna ut uppgifter till myndigheter i andra medlemsländer via OOTS-systemet till så låga kostnader som möjligt. UF-centret svarar helt för kostnaderna för utvecklingen och underhållet av tjänsten för utbyte av uppgifter.

Avgifter kan inte tas ut av UF-centret för uppgifter som lämnas ut samt för användningen av det tekniska gränssnittet på grund av tjänstens avgiftsfrihet. Om myndigheten inte kan lämna ut uppgifter avgiftsfritt till UF-centret, ska myndigheten lämna ut de begärda uppgifterna till OOTS-systemet med hjälp av sin egen tekniska lösning, vars utveckling och underhåll myndigheten själv ansvarar för.

UF-centret har inte genomfört möjligheten att betala för lämnandet av uppgifter i tjänsten för utbyte av uppgifter, eftersom användaren inte kan ladda ner uppgifterna till sig själv utan endast kontrollera de uppgifter som lämnas i tjänsten Granskning av Uppgifter Finland. De begärda uppgifterna lämnas alltså inte till användaren, utan direkt till myndigheten i ett annat medlemsland med hjälp av tjänsten för utbyte av uppgifter.