Evenemang för dialog mellan nästan alla medlemsländer
UF-centrets team för Digital inre marknad och EU-kommissionen ville sammanföra medlemsländernas team för SDG-koordination och OOTS-utveckling samt myndigheterna för förfaranden och register inom förordningen för att diskutera utmaningarna, fördelarna och möjligheterna med OOTS-systemets informationsutbyte. Under evenemanget fick medlemsländernas representanter diskutera frågorna mer officiellt inom ramen för programmet och mer inofficiellt under pauserna och lunchen.
Uppskattningsvis 120 deltagare från över 20 medlemsländer deltog i evenemanget, såväl från de nationella koordinationsteamen och de ansvariga myndigheterna i SDG-förordningen. Omkring hälften av deltagarna var ansvariga myndigheter inom uppgifter och förfaranden för befolkning, utbildning, fordon, social trygghet och företag. Ungefär en fjärdedel av deltagarna var från Finland och de övriga från andra medlemsländer.
Du kan bekanta dig närmare med programmet på kommissionens webbplats.
Evenemanget inleddes med anföranden
Direktören för DG Grow Amaryllis Verhoeven påpekade i EU-kommissionens inledande anförande att ett av den nya kommissionens viktigaste mål är att minska den administrativa bördan på den inre marknaden och att SDG-förordningen och OOTS-systemet kommer att påskynda medborgarnas och företagens verksamhet på den inre marknaden. Chefen för Nordiska ministerrådets avdelning för tillväxt och klimat Dan Koivulaakso lyfte i sin tur fram det nära digitala samarbetet mellan de baltiska och de nordiska länderna, vars mål är att bilda det mest hållbara och integrerade området i Europa före 2030.
Efter de inledande anförandena betonade arbets- och näringsministeriets regeringsråd Liisa Huhtala i sitt anförande att EU bör fortsätta utveckla den inre marknaden. Välfungerande gränsöverskridande digitala tjänster och informationsutbyte i OOTS-systemet har en nyckelroll i denna målsättning. I det sista anförandet för dagen betonade kommissionens DG GROW Alexis Lubow att EU fortsätter sina ansträngningar för att förenkla de gränsöverskridande förfarandena och att SDG och OOTS är avgörande verktyg för att ytterligare utveckla ett integrerat EU.
Deltagarna delades in i workshoppar
Deltagarna delades in i mindre grupper under slutet av den första seminariedagen. De myndigheter som ansvarar för förfaranden och registeruppgifter delades in i fem tematiska grupper: befolkningsdata, studier, fordon, affärsverksamhet och social trygghet. Teamen för SDG-koordination och OOTS-utveckling delades in i egna workshoppar.
I workshoppen Befolkningsdata framförde myndigheterna att eIDas-attributen för närvarande inte är tillräckliga för att bekräfta identiteter i den elektroniska ärendehanteringen. eIDas-modellen skulle därför behöva en permanent identifikationskod. I workshoppen diskuterade man också inlämnandet av bristfälligt intygsmaterial och en noggrannare strukturerad definition av uppgifterna i OOTS-intygsmaterialet. Medlemsländernas varierande utgångspunkter för att dela studieuppgifter i OOTS-systemet lyftes fram i workshoppen Studier. Det kan vara svårt att hitta en modell för informationsutbyte i systemet som lämpar sig för alla medlemsländer.
I workshoppen Fordon fördjupade man sig i olika medlemsländers förfaranden för import av fordon och funderade på om OOTS-systemet kunde användas i samband med importen. Enligt myndigheterna skulle det inom EU behövas mer omfattande ändringar i SDG-förordningen angående förfarandena för besiktning och registrering av fordon för att OOTS-systemet ska kunna användas vid utbyte av registreringsuppgifter. På samma sätt fokuserade workshoppen Social trygghet på om man i framtiden ska utbyta information om förfaranden i anslutning till social trygghet endast i EESSI-systemet eller om man också kan förmedla vissa uppgifter med hjälp av OOTS-systemet. Även om man i workshoppen inte kom fram till vilket intygsmaterial som ska förmedlas fortsätter medlemsländerna och EU-kommissionen att utreda de uppgifter som ska utbytas i OOTS-systemet.
I den första workshoppen som ordnades för teamen för SDG-koordination och OOTS-utveckling bekantade man sig med det stöd som kommissionen erbjuder i genomförandet av OOTS-systemet. I den andra workshoppen fokuserade man på utvecklingen av testningen av OOTS-systemet samordnat av kommissionen. I den tredje workshoppen diskuterade SDG-koordinatorerna bland annat arbetssätten för verkställandet av SDG-förordningen och standardiseringen av datamodellerna för intygsmaterial.
De baltiska och nordiska länderna berättade om verkställandet av OOTS och delade med sig av god praxis
Den andra evenemangsdagen inleddes med en paneldiskussion bestående av SDG-koordinatorerna och OOTS-utvecklarna i de baltiska och nordiska länderna. I panelen som leddes av kommissionen berättade paneldeltagare från Lettland, Litauen, Sverige, Finland och Estland om framstegen i genomförandet av OOTS-systemet i sina egna länder och sina observationer om fördelarna med systemet för både användare och myndigheter.
Dagen fortsatte med mer detaljerade presentationer om god praxis. FPA och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) presenterade god praxis för genomförandet av OOTS-systemet i Finland. Casper von Nandelstadh från FPA berättade om integreringen av förfarandet för ansökan om studieförmåner i OOTS-systemet. Torbjörn Sandell från MDB berättade i sin tur om integreringen av befolkningsdatasystemets uppgifter i OOTS-systemet.
Även de baltiska länderna delade med sig av god praxis. Margit Aus från Estlands inrikesministerium presenterade sina iakttagelser om förmedlingen av Estlands befolkningsuppgifter med hjälp av OOTS-systemet. Aus lyfte fram att Estland inte samlar in alla uppgifter som krävs i flera intygsmaterial om befolkningsuppgifterna i OOTS-systemet. Žydrūnas Nevardauskas och Eglė Šimukėnaite från Litauens digitaliseringsmyndighet samt Ainis Pumputis från landets OOTS-utvecklingsteam berättade om verkställandet av Litauens OOTS-system som en del av ett mer omfattande nationellt digitaliseringsprogram. Slutligen presenterade Pēteris Trokša från Lettlands digitaliseringsmyndighet DAGR-systemet i Lettland. Systemet samlar in och förmedlar information från Lettlands myndighetsregister för att möjliggöra ett snabbt och effektivt informationsutbyte både nationellt och gränsöverskridande i OOTS-systemet.
Mot följande evenemang arrangerat av medlemsländerna?
Responsen på evenemanget var mycket bra. Man uppnådde målet med att sammanföra de ansvariga myndigheterna i olika medlemsländer med gemensamma utmaningar, lösningar och möjligheter. Dessutom fick SDG-koordinations- och utvecklingsteamen ett bra tillfälle att djupare diskutera frågor som gäller genomförandet av OOTS-systemet.
Både EU-kommissionen och övriga medlemsländer är intresserade av att fortsätta evenemangskonceptet i en annan medlemsstat. De bästa förfaringssätten för evenemanget kommer därför att dokumenteras för de övriga medlemsstaterna som stöd för motsvarande evenemang.
UF-centrets team för Digital inre marknad tackar alla som deltog och talade samt i synnerhet EU-kommissionen för samarbetet med att ordna evenemanget. Förhoppningsvis kan evenemanget vara en början på en mer allmän tradition.
