Ibruktagande av tjänsten Sökning av Uppgifter Finland

Sökning av uppgifter från en annan EU-medlemsstat med OOTS grundar sig på en länk till tjänsten Sökning av Uppgifter Finland som UF-centret skickar till e-tjänsten. Organisationen lägger till länken i e-tjänsten på önskat ställe. För att skapa länken behöver UF-centret namnen på e-tjänstens organisation och på den tjänst som tillhandahålls i e-tjänsten. Om man dessutom vill skicka tillbaka användaren från tjänsten Sökning av Uppgifter Finland till organisationens e-tjänst, ska även e-tjänstens returadress meddelas till UF-centret.

Utifrån uppgifterna skapar UF-centret en länk till e-tjänsten som består av tjänsten Sökning av Uppgifter Finlands adress och tjänstens IntegrationsID. Med hjälp av länkens IntegrationsID kan tjänsten Sökning av Uppgifter Finland generera nödvändiga uppgifter för sökning av uppgifter i ett annat EU-land.

Den slutliga sökningen av uppgifter genereras i tjänsten Sökning av Uppgifter Finland via en länk som kommer från e-tjänsten och som utöver integrationsID kan innehålla 

• en External ID, som gör det möjligt att kombinera användaren och de uppgifter som kommer till e-tjänsten från tjänsten Sökning av Uppgifter Finland
• uppgifter om ärendehanteringens session, med vilken användaren kan återvända till sin egen session i tjänsten Sökning av Uppgifter Finland.

Länken till tjänsten Sökning av Uppgifter Finland kan användas på två sätt

1. Användning av länken som sådan
2. Lägga till en External ID till länken.

Inga utvecklingsåtgärder förutsätts av e-tjänsten för att börja använda länken till Sökning av Uppgifter Finland som UF-centret skickar. Organisationen ska dock säkerställa hur de sökta uppgifterna kan kopplas till användaren när organisationen söker uppgifterna från gränssnittet i tjänsten Sökning av Uppgifter Finland eller laddar ner dem från tjänsten Nedladdning av uppgifter och behandlar de erhållna uppgifterna i sina system. 

Om man vill koppla användaren till de inkomna uppgifterna lättare eller automatiserat, kan uppgifterna kopplas till varandra med hjälp av en External ID, som organisationen själv lägger till e-tjänstens länk till tjänsten Sökning av Uppgifter Finland. External ID kan vara ett personnummer, kontakthändelsens nummer eller vilken uppgift som helst med vilken användaren eller kontakthändelsen och de uppgifter som sökts med tjänsten Sökning av Uppgifter Finland kan kombineras. External ID får innehålla högst 256 tecken. Tecknen kan vara bokstäver och siffror. External ID skickas tillbaka till e-tjänsten tillsammans med de sökta uppgifterna.
 

När sökningen har gjorts och användaren har granskat uppgifterna i det andra medlemslandets tjänst för granskning av uppgifter samt godkänt användningen av dem, återvänder användaren till tjänsten Sökning av Uppgifter Finland. 

Då ska din organisation bedöma vart användaren hänvisas efter att uppgifterna har sökts.

Användaren kan

1. stanna kvar på beslutssidan för tjänsten Sökning av Uppgifter Finland
2. gå tillbaka till e-tjänsten.

Användaren kan stanna kvar på beslutssidan för tjänsten Sökning av Uppgifter Finland om användaren har slutfört ärendet i e-tjänsten före övergången till tjänsten Sökning av Uppgifter Finland med hjälp av OOTS. På tjänsten Sökning av Uppgifter Finlands beslutssida meddelas användaren om sökningen av uppgifter som gjorts med tjänsten och användaren ombeds kontrollera att alla nödvändiga uppgifter lämnats till e-tjänsten och att användaren inlett ärendet. 

Om användaren blir kvar på beslutssidan i tjänsten Sökning av Uppgifter Finland lönar det sig att placera tjänstens länk i e-tjänsten så att användaren förstår att hen har slutfört ärendet. Dessutom kan det vara förnuftigt att låta tjänsten Sökning av Uppgifter Finland öppnas i en ny flik eller ett nytt fönster.

Om man vill hänvisa användaren tillbaka till e-tjänsten, till exempel till ingångssidan för tjänsten Sökning av Uppgifter Finland eller ärendets avslutningssida, ska e-tjänsten kunna producera en användarspecifik session för användaren medan användaren uträttar ärendet. Uppgifterna om denna användarspecifika session ska läggas till i länken som skickas till tjänsten Sökning av Uppgifter Finland, så att tjänsten Sökning av Uppgifter Finland kan skicka tillbaka användaren till den aktiva sessionen. Om användaren skickas tillbaka till e-tjänstens session ska detta anges i anslutningsblanketten för tjänsten Sökning av Uppgifter Finland.

E-tjänsten behöver dock inte producera en användarspecifik session om användaren hänvisas från tjänsten Sökning av Uppgifter Finland tillbaka till e-tjänstens allmänna beslutssida via returlänken.

Din organisation kan ta emot uppgifter som sökts med tjänsten Sökning av Uppgifter Finland på två sätt

1. organisationen kan söka uppgifterna maskinellt från tjänstens gränssnitt
2. uppgifterna kan skickas till UF-centrets tjänst Nedladdning av uppgifter, där uppgiftsbiträdet laddar ner uppgifterna på sin dator.

Om din organisation beslutar att söka uppgifterna maskinellt från gränssnittet, meddela om användningen av gränssnittet i anslutningsblanketten för tjänsten Sökning av Uppgifter Finland. Därefter kommer din organisation överens med UF-centret om nödvändiga öppningar och kontaktadresser för gränssnittet på din organisations Teams-kanal, varefter UF-centret skickar anvisningar till din organisation om hur man söker uppgifter från gränssnittet.

Om din organisation vill ladda ner uppgifterna med tjänsten Nedladdning av uppgifter, meddela om användningen av tjänsten på anslutningsblanketten för tjänsten Sökning av Uppgifter Finland. Namnge också huvudanvändaren för tjänsten Nedladdning av uppgifter på anslutningsblanketten. Huvudanvändaren administrerar användarrättigheterna för uppgiftsbiträdena i din organisation, redigerar vid behov din organisations uppgifter och kan också ladda ner uppgifter som sökts med hjälp av tjänsten Sökning av Uppgifter Finland.

Tjänsten Sökning av Uppgifter Finland kan skicka uppgifter som slutanvändaren sökt från ett annat EU-land till din organisation i tjänsten Nedladdning av uppgifter som tillhandahålls av UF-centret. De uppgiftsbiträden som din organisation fastställt ser i tjänsten endast de uppgifter som kommit till din organisation och kan ladda ner uppgifterna till sina datorer. Därefter kan uppgiftsbiträdena överföra uppgifterna från sina datorer till din organisations ärendehantering eller något annat system där tjänstens ärenden behandlas.

En påminnelse om de uppgifter som din organisation fått skickas genast när de anlänt till den e-postadress som angetts på anslutningsblanketten för tjänsten Sökning av Uppgifter Finland, varefter uppgifterna ska laddas ner från tjänsten inom 15 dagar. Samma information kan vid behov laddas ner på nytt inom dessa 15 dagar. Därefter raderas uppgifterna från tjänsten Nedladdning av uppgifter och från hela OOTS i enlighet med SDG-förordningen.

Vid inloggning i tjänsten utnyttjas för närvarande Virtu-inloggning.